معالجة البيانات

من أهم طرق المعالجة التي تتم على البيانات في الجداول العمليات التالية :

· الفهرس Index

· التصفية Filter

· الترتيب أو الفرز Sort

· التحقق من البيانات Validation

· تكامل قاعدة البيانات Integrity

وفيما يلي نشرح كيفية استخدام كل طريقة من هذه الطرق في معالجة البيانات.

فهرسة الجداول

يتم إدخال المعلومات وترتيبها طبقاً لأسبقية الدخول ويسمى هذا الترتيب الطبيعي وعندما تريد أن ترى هذه البيانات بترتيب مخالف لترتيبها الطبيعي فإن استخدامك للفهرس Index يصبح ضرورة. والفهرس عبارة عن جدول من نوع خاص يحتوي على مفتاح الجدول الذي تريد ترتيبه طبقا لهذا المفتاح ( ترتيبا تنازليا أو تصاعديا ) فيتيح لك الطريقة التي تساعدك على رؤية هذا الجدول طبقا للترتيب المنطقي المطلوب. كما يحتوي هذا الفهرس على مجموعة من المؤشرات Pointers التي تتيح لك الوصول إلى المكان الحقيقي لأي سجل في جدول معرف لديه. يتم استخدام الفهرس لزيادة سرعة البحث عن البيانات.

تصفية البيانات

تعتبر تصفية البيانات Filtering طريقة أخرى لإظهار المعلومات المطلوبة فقط من جدول او اكثر في قاعدة البيانات. يتم التحكم في إظهار المعلومات المطلوبة فقط من خلال تحديد شروط معينة فتظهر المعلومات التي تحقق هذه الشروط دون الأخرى.

يتم استخدام المعاملات مثل اكبر من < وأصغر من > و يساوي = ولا يساوي <> .. الخ داخل الشرط. ويكون ناتج الشرط هو ناتج منطقي فكل سجل تتحقق فيه الشروط ويعطي النتيجة True تظهر بياناته وكل سجل لم يتحقق فيه الشرط يتم تجاهله.

ترتيب ( فرز ) البيانات

يتم استخدام الأمر Sort للحصول على بيانات مرتبة بترتيب معين ( تنازلي أو تصاعدي ) ، وتظهر أهمية استخدام هذا الأمر في الأحوال التي لا يستخدم فيها الفهرس Index كما يحدث عند استخدام ( Dynast ) – وهي من الطرق التي تستخدم في إظهار مجموعة من السجلات من جدول أو اكثر وسوف يتم مناقشتها بالتفصيل ضمن الطرق المختلفة للتعامل مع البيانات.
كما يمكن استخدام عملية الترتيب من خلال الأمر ( ORDER BY ) الخاص بالاستعلامات ، وسيتم مناقشة جميع الأوامر التي تستخدم في الاستعلامات فيما بعد.

التحقق من البيانات

المصمم الجيد لا يعطي الفرصة للمستخدم أن يخطئ أخطاء غير منطقية دون التنبيه عليه والتأكد التام من البيانات المحفوظة بالجدول.

أثناء تصميم قواعد البيانات يجب مراعاة إدخال الشروط اللازمة للتحقق من البيانات التي يتم إدخالها إلى الجداول. فمثلا عند إدخال بيانات ( في حقل Date ) يجب اعتبار يوم 30 فبراير تاريخ خاطئ ، بل وان يوم 29 فبراير لا يعتبر تاريخ صحيح إلا مع بعض السنوات الميلادية دون الأخرى .. وهكذا. كما انك إذا أردت إدخال عمر شخص فلا يعقل أن يساوي صفر أو اقل من صفر .. وهكذا لابد من مراعاة جميع الأخطاء الغير منطقية التي يمكن أن تتسرب كبيانات داخل الجداول من خلال المستخدم.
تتم عملية التحقق من البيانات إما أثناء كتابة تعليمات البرنامج أو عند تصميم الجداول وتوصيف الحقول بداخلها وهي إمكانية موجودة بالفعل داخل قاعدة البيانات Ms Accessوهي موجودة أيضا في معظم قواعد البيانات.

المحافظة على تكامل قاعدة البيانات

يقصد بالمحافظة على تكامل قاعدة البيانات أن تظل بيانات الجداول دائما دقيقة وصحيحة تحت أي ظرف من الظروف المستقبلية. ومن مثالنا السابق تخيل انك أردت أن تحذف سجل عائلة معينة من جدول العائلات ، وفي هذه الحالة يلزمك حذف جميع أفراد العائلة التي تحمل نفس اللقب من جدول العملاء ، وان لم تفعل ذلك فان هذه البيانات الموجودة في جدول العملاء ستكون بدون مرجع لها ( لقب العائلة ) ومعنى هذا ان ستجد بعض العملاء ليس لهم بيانات كافية رغم انك تحققت تمام من ادخل هذه البيانات داخل الجدول من قبل ؛ وهنا تظهر المشكلة التي تزداد مع الوقت. وتقع هذه المسئولية على كل من المصمم والمبرمج فلابد من المحافظة الدائمة على تكامل البيانات في قاعدة البيانات.

مراجعة تصميم البرنامج

بعد عمل التصميم المبدئي لقاعدة البيانات لابد من عمل المراجعة اللازمة للبحث عن أخطاء موجودة في التصميم وإمكانية حلها. ولعل التعامل مع بيانات شبه حقيقية وإدخالها إلى البرنامج وملاحظة عمل البرنامج من افضل الطرق لعملية المراجعة.

السؤال الأول الذي ينبغي أن يكون على لسان مصمم البرنامج دائما هو ( هل هذا التصميم يوفر كل مطالب العميل أم لا ؟؟؟ ) ، أي هل حقق هذا التصميم كل أهداف البرنامج المطلوب تحقيقها والتي وجد لأجلها النظام من الأساس ، فإذا وجد أي خطا فان هذا يستدعي مراجعة كل وظيفة من الوظائف التي تكلمنا عنها سابقا ( والتي في مجموعها تمثل النظام برمته ) باستخدام بيانات كأمثلة فإذا ما تبين مصدر الخطأ فانه يلزم إعادة تصميم هذه الجزئية مرة أخرى بما لا يتعارض مع التصميم المنطقي للبرنامج ككل.